お問い合わせワークフローシステムとは？ツール導入のメリットや選び方を紹介
近年ではさまざまなことが電子化されている一方、まだ紙の書類を使用している業務も多いのではないでしょうか。ワークフローシステムを導入することにより、得られるメリットはたくさんあります。
当記事では、ワークフローシステムについて詳しくご紹介します。
ワークフローとは
ワークフローは、work（仕事）とflow（流れ）を組み合わせてできた言葉で、業務に関する一連の流れを指します。
複数の人が関わる業務には、決められた基本的な流れがあるものです。この決められた流れをワークフローとして定めておくことで、業務の効率化を図るとともに、作業の抜けや漏れをなくすことができます。
さらに、ワークフローを「ワークフロー図」として図式化することで、担当者や目的、必要な対応などが可視化され、より運用しやすくなるでしょう。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
紙を使って行われるワークフローの問題点
ワークフローでは、さまざまな申請書が利用されています。例えば、経費精算書、稟議書、休暇届、見積依頼書などです。
紙の申請書を使う場合、以下のような問題点があります。
・手書きで記入しなければならない
・申請書の作成に時間を要する
・申請書を手渡しや郵送するといった手間がかかる
・承認作業が滞りやすく、状況を確認しなければならない
・承認後、システムに手入力する必要がある
・書類の印刷や保管にコストがかかる
このように、紙を使って行われるワークフローでは手間や時間がかかり、業務効率が低下してしまうのです。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムは、ワークフローで利用される手続きを電子化し、システム上で申請や承認、回覧ができるようにしたものです。
申請者はシステム上で利用する申請フォームを選び、入力します。申請された情報は、内容によって設定された承認者や決裁者へ自動的にリレーされ、最終的にデータとして保管されるのです。
ワークフローシステムにより、紙を使って行われていたワークフローの問題が解決でき、業務効率化につながるでしょう。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステムを導入できる業務
ワークフローシステムはどのような業務に導入することができるのでしょうか。
前述した紙での申請業務のほかにも、さまざまな業務に導入可能です。以下で詳しくご紹介していきましょう。
会議資料
会議資料の作成に時間を要することは多々あるのではないでしょうか。特に多くの部署が参加する会議では、各部署の取りまとめや調整が必要になります。また資料が完成すると印刷して各部署への配付もしなければなりません。
これらの業務にワークフローシステムを導入すると、資料の取りまとめをスムーズに行うことができ、作成の時間短縮が可能です。また印刷も不要になり、コスト削減にもつながるでしょう。
全社掲示板
全社掲示板にはさまざまな連絡事項が投稿されます。なかには投稿する前に度重なるチェックが必要な場合もあるのではないでしょうか。
ワークフローシステムを導入すると、投稿内容の確認および承認をシステム上で行い、承認後に自動で公開することも可能です。
目標管理
目標管理にもワークフローシステムを導入することが可能です。各社員の目標をシステム上で管理することにより、進捗状況の可視化ができます。また未対応者への督促などの自動化もできるでしょう。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステム導入のメリット
ワークフローシステムを導入すると、さまざまなメリットがあります。
業務効率化
書類が電子化されることによって、紙の書類で行っていた際の労力と時間を削減することができます。また記入内容を自動でチェックできるため、ミスを減らすことも可能です。
決裁時間の短縮
書類の手渡しや郵送の必要がなくなり、決裁時間を短縮することができます。またシステム上で申請状況や承認状況を確認できるため、承認作業の滞りも防止しやすいでしょう。
内部統制の強化
申請フォームと承認ルートを一元管理することで、必要な情報を伝えなければならない人に正しく伝えることができます。また申請履歴の管理やアクセス管理が可能なため、コンプライアンスの強化にもつながるのです。
ペーパーレス化
ペーパーレス化の実現によって、印刷費や郵送費といったコストの削減が可能になります。また紙で書類を保管する必要もなくなり、管理がとても楽に行えるでしょう。
データ活用が可能
申請されたデータを容易に検索や抽出、集計できるようになります。これにより、業務内容の分析や改善も可能になるのです。
働き方を柔軟に
出社しなくても申請や承認が可能になり、時間や場所に関係なく働くことができます。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステムの選び方
さまざまなワークフローシステムがあるなかで、自社に合ったシステムを選ぶことはとても重要です。では、どのような基準で選べばよいのでしょうか。
操作性
社員にとって操作しやすいかどうかは非常に重要です。操作が難しいと、ワークフローシステムを導入してもうまく活用できません。
容易にワークフローシステムへと移行できるよう、誰でも簡単に操作できるかどうかを確認しておきましょう。
設定の自由度
自社のワークフローに合った設定ができることも重要なポイントです。社内での申請では、種類や内容などにより承認ルートが異なるでしょう。
そのような場合でも、柔軟な設定ができるワークフローシステムを選ぶと、多くの業務を効率化することができます。
スマートデバイスへの対応
スマートフォンやタブレットに対応していることは必須ともいえるのではないでしょうか。在宅勤務時や外出時にシステムを利用できれば、決裁時間をより短縮することができ、さらなる業務効率化につながるでしょう。
外部システムとの連携
外部システムと連携できると、データの相互共有などが可能になります。すでに利用しているシステムや今後導入予定のシステムと連携できるかどうかも、事前に確認しておくとよいでしょう。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムの典型的な導入手順をご紹介します。
１．推進体制の整備
システム部門と対象となる業務部門で協力して進められるよう、体制を整えます。
２．対象業務とルールの確認
ワークフローシステムの対象とする業務を洗い出し、その決裁ルールを確認します。対象の業務内容や量により選ぶシステムが変わるので、あらかじめよく確認しておきましょう。
３．ワークフローシステムの選定・導入
自社に合ったワークフローシステムを選定し、導入します。
４．人事・組織情報の準備
基本的に、人事・組織情報は既存の人事システムデータに基づいて登録を行います。必要な情報の取り出し方法や、ワークフローシステムへのデータ移行方法などを事前に確認しておきましょう。
５．申請画面の作成
対象業務の申請画面をつくります。申請画面をつくる方法は複数あり、システム上で直接作成するタイプや、事前につくっておいたファイルをアップロードして作成するといった方法があるようです。
６．経路の定義
各々の申請業務による承認経路を定義します。これにより、申請者は設定されている承認経路からその時々に合った経路を選択できるでしょう。
７．権限の設定
各々の書類の権限を設定します。書類が格納されているフォルダによって権限を設定することも可能です。
８．運用体制の整備
サービスの利用時間や問い合わせの対応など、運用していくうえで必要なルールを決定し体制を整えます。
９．エンドユーザーの教育
マニュアルをつくって、エンドユーザーに教育をします。通常業務で利用する社員に対しての教育内容は、申請や承認、決裁などの基本的な使い方やルールです。
一方、管理者に対しては、新たな申請業務の開発などについても教育を行う必要があるでしょう。
10．本番移行
開発および検証をおこなっていた申請画面や経路、権限などの情報を本番機に移行します。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステムの活用事例
ワークフローシステムは、実際の現場でどのように活用されているのでしょうか。その事例を２つご紹介します。
トヨタファイナンス株式会社
トヨタファイナンス株式会社では、紙の書類をベースとした業務プロセスが多く、申請承認のデジタル化も未整備の部分が多かったのです。紙で取りまわすプロセスがあると、効率化や自動化のボトルネックになってしまうため、同社は汎用的に活用できるワークフローシステムを導入しました。
その結果、多くのアナログな業務プロセスのデジタル化に成功しました。ライセンス費用分のコストは１年で回収できており、ワークフローシステムの導入効果は高いといえるでしょう。
導入事例（トヨタファイナンス株式会社様）｜intra-mart
アットホーム株式会社
アットホーム株式会社では紙の書類は社内便で関係部署や各営業所に送っていました。しかしながら、ワークフローシステム導入により、リードタイムが丸２日短縮するなど、情報共有のスピードが大幅に上がりました。
またワークフローシステム導入後、紙を廃止した業務が増加しました。それにより、テレワークでも可能な業務が増え、出社率の削減にもつながっているようです。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
ワークフローシステム導入にあたっての注意点
ワークフローシステムを導入してもうまく活用できないと効果がでません。そのため、ワークフローシステム導入にあたっての注意点についてもきちんと理解しておきましょう。
社内ルールの整備
ワークフローシステムは、基本的に会社のルールに合わせてカスタマイズできるようになっています。自社のルールに合ったシステムを構築できるよう、まずは社内ルールをきちんと整備することが重要です。
情報漏えい対策
社内の重要な情報を扱うワークフローシステムでは、万全なセキュリティ対策が必要です。外部からの攻撃や内部不正による情報漏えいが発生してしまうと、大きな損失となる可能性があります。
そのため、社員や管理データ閲覧に権限を付与し、必要な情報のみにアクセスできるよう設定しましょう。
J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み
まとめ
ワークフローシステムを導入できる業務は多々あります。自社に合ったワークフローシステムを選ぶことで、業務効率化やコスト削減にもつながり、たくさんのメリットを得られるでしょう。
「J’s X」もまた、業務と業務を繋ぐ、業界特化型のデジタルワークフローシステムです。JSOLがServiceNowの豊富な導入経験をもとに、企業・団体のあらゆる業務プロセスをシンプルにします。業界・業種に合わせた支援が可能なため、自社にピッタリのワークフローシステムが導入できます。
「J’s X」であらゆる業務プロセスを楽に、シンプルにしてみませんか。