お問い合わせハイブリッドワークとは？メリットや課題・成功のポイントについて解説
近年、コロナ禍の長期化を受けて、ハイブリッドワークに取り組む企業が増えています。働く場所に縛られない柔軟な働き方が、ワーク・ライフ・バランスの改善や生産性の向上につながるため、さまざまな分野で注目されているのです。
今回は、ハイブリッドワークを行うメリットや課題について、成功につながるポイントを交えながら解説いたします。
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、従来の働き方であるオフィス内での労働に、在宅勤務などのテレワークを組み込んだ働き方です。働く場所としては、会社と自宅に加え、コワーキングスペースやシェアオフィスを用意している会社も増えてきているようです。
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ハイブリッドワークが注目される背景
ハイブリッドワークが注目されている背景には、近年の長引くコロナ禍の影響があると考えられるでしょう。
WeWork Japan合同会社のアンケート調査でも、企業に勤める従業員の回答者の約半数が、オフィス出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークをしたいと回答しています。
WeWork Japan「コロナ禍長期化における働き方意識調査 」
また、「働く場所や時間に、自分で裁量を持ちたいか」という質問には、「全て自分で決めたい」「できるだけ自分で決めたい」「ある程度は自分で決めたい」と答えた回答者が81％を占めていたそうです。
コロナ禍の長期化を受けて、多くの従業員が柔軟な働き方を望み、ハイブリッドワークを期待しているということが伺えるアンケート結果だと言えるでしょう。
公共交通機関の混雑緩和といった観点からも、１か所のオフィスに大勢の従業員が集まるより、自宅や近場のシェアオフィスを有効活用したほうが、感染症対策につながります。ハイブリッドワークは時代の流れに沿った働き方だと注目され、従業員に求められている働き方なのです。
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ハイブリッドワーク導入のメリット
多くの従業員が求めるハイブリッドワークを導入すれば、生産性や人材確保の面でよい影響が見込まれ、企業にもさまざまなメリットがあるでしょう。
ハイブリッドワーク導入で期待できるメリットをご紹介します。
生産性が向上する
オフィスに集まって行うべき業務もありますが、内容によっては、各々が自宅や個別ブースなどのスペースで作業したほうが、集中して仕事をこなせる場合もあるでしょう。
ハイブリッドワークを導入することで、業務の内容に応じた働き方を選べるようになるため、従業員の生産性が向上すると期待できます。
人材確保に役立つ
ハイブリッドワークを導入すれば、従業員は自分のライフスタイルに合わせて働く場所を選択でき、ワーク・ライフ・バランス向上につながります。子育てや介護と仕事を両立させたい従業員などの負担も軽減され、離職率を下げる効果も期待できるでしょう。また、自由な働き方を推進している企業としてアピールできれば、優秀な人材の確保にも役立ちます。
オフィススペースを有効活用できる
テレワークが普及すれば、社内で働く従業員の人数を抑えられるので、オフィススペースに余裕ができます。従業員の席を固定しない労働環境に整備すれば、空いたスペースを他の用途に有効活用することも可能になります。また、オフィスを縮小すれば、賃料や固定費といったコストの削減にもなります。
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ハイブリッドワーク導入における課題
ハイブリッドワーク導入後も、従来の方法で勤怠管理や社内コミュニケーションを行おうとすると、やりづらさを感じるかもしれません。ハイブリッドワーク導入における課題と、解決策をご紹介します。
勤怠管理が困難になる
従業員がオフィスに集まらずに働くハイブリッドワークでは、点呼やタイムカードによる打刻ができなくなり、従来の方法では勤怠管理が難しくなるかもしれません。課題解決には、勤怠管理ツールや、グループウェアの導入が有効です。テレワークに対応しているツールを活用することで、離れた場所にいる従業員の勤怠も正確に管理できるようになるでしょう。
従業員間のコミュニケーションが低下する
テレワークをする従業員が増えると、顔を合わせることが少なくなり、コミュニケーション不足になってしまう可能性があります。意識的に連絡を取り合うためには、定期的な連絡や、テレワークでも使いやすいコミュニケーションツールの導入といった対策が必要となるでしょう。
帰属意識が薄れる
オフィスに出社するということが少なくなると、従業員の帰属意識が薄れることも危惧されます。会社に対して愛着心が持てないと、業務を行う上での責任感やモチベーションが、低下してしまうかもしれません。経営層はこれまで以上に、組織ビジョンや自社の魅力を従業員に向けて発信し、連帯感を高める工夫を行う必要があります。
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ハイブリッドワークを成功させるためのコツ・ポイント
従来オフィスワークで使っていた方法やツールでは、テレワークで業務を行うにあたって不便が生じる場合があり、対策が必要です。
ハイブリッドワークを成功させるためのコツやポイントをご紹介します。
コミュニケーションツールを見直す
連絡漏れの防止や、社内の団結を高めるためには、円滑に情報共有ができるコミュニケーションツールの導入がポイントとなります。メールや電話といった従来の連絡手段が必要な場面もありますが、ハイブリッドワークの環境下では、複数人でも会話ができる、チャットやWeb会議システムといったツールが便利です。チャットで気軽に相談できる環境作りや、定期的なWebミーティングの開催といった工夫をすることで、コミュニケーションの活性化を図るとよいでしょう。
業務の属人化を防ぐ
特定の従業員でなければ進められない仕事があると、テレワークでオフィス内にいない場合に業務が滞ってしまいます。複数の従業員が作業にあたれるように、情報共有ツールの導入や業務のマニュアル化を行い、業務の属人化を防ぐようにしましょう。
セキュリティ対策を徹底する
社外でも業務を行えるようにすることは、情報漏洩の危険を高める恐れがあります。セキュリティソフトを搭載したデバイスを貸与するなど、対策を徹底して行いましょう。従業員へのセキュリティ教育も重要です。
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ハイブリッドワーク導入において必要な環境
ハイブリッドワークを導入するには、テレワークとオフィスワークのどちらでも働きやすいような環境整備をする必要があります。具体的な方法について確認していきましょう。
ICT環境を整える
ハイブリッドワークを成功させるためには、テレワークを円滑に行えるようなICT環境を整備することが重要なポイントとなります。連絡や勤怠管理がしやすいツールを導入する、オフィスのパソコンを遠隔操作できるようにするなど、どこで作業をしても効率的に業務を進められるようにICT環境を整えましょう。
オフィス環境を整える
ハイブリッドワークには、オフィス環境の整備も必要です。本社のオフィスだけでなく、コワーキングスペースやシェアオフィスを用意すれば、働く場所の選択肢が増えてより自由な働き方が可能となるでしょう。オフィス内の席は固定席にせず、フリーアドレスの形態をとることがおすすめです。業務内容に合った席を選択できるような環境を整えることで、より効率的な労働が可能になります。
社内ルールを見直す
従来の社内ルールは、オフィスワークを前提に作られている場合が多いでしょう。テレワークをするにあたって、不都合があるルールは見直す必要があるかもしれません。出社に関する規則や評価制度は、従業員が不便を感じないように、柔軟に改善していくとよいでしょう。
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ハイブリッドワーク導入の流れ
ハイブリッドワークを導入するための一般的な流れを解説いたします。
最適なハイブリッドワーク環境を検討し、整備を行う
従業員が円滑に業務を行えるオフィス環境を検討し、システムやツールを導入して整備しましょう。業務や業種によって、適した環境は異なります。自社の従業員のニーズに合わせて、ハイブリッドワーク環境を整えていきましょう。
セキュリティ対策を確認する
テレワークを組み込むハイブリッドワークは、セキュリティ面の危険にさらされがちです。セキュリティ対策が十分であるか再確認し、必要に応じて強化していくことが重要となります。また、ハイブリッドワークを始める前に従業員への指導を行い、セキュリティに関する意識を高めておくことも有効かもしれません。
運用ルールを制定する
ハイブリッドワークを実施する前に、運用ルールを制定しておきましょう。業務内容などにより、ハイブリッドワークの運用方法はさまざまです。自社の従業員が働きやすいように運用ルールを定め、社内で共有するとよいでしょう。
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ハイブリッドワークの成功事例
ICTコンサルティングやシステム企画、構築・運用まで、一貫したトータル・ソリューションを提供している株式会社JSOLでは、実際にハイブリッドワークを取り入れています。
JSOLが取り組むハイブリッドワークでは、全国にある100カ所以上のシェアオフィスを活用し、従業員が本社以外でも働ける環境を整備しています。また、自宅でのテレワークも、事由に関わらず行うことができ、育児期間中は制限も設けていません。
加えて、１日200円のテレワーク手当を支給し、ハイブリッドワークを推進しています。
このように、働きやすさに配慮したさまざまな取り組みを実行し、従業員がハイブリッドワークを行いやすい環境を整えています。
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まとめ
ハイブリッドワークの導入には、オフィスワーク・テレワークの両方に対応した環境整備や、円滑なコミュニケーションを取る工夫が必要です。従業員のニーズを確認しながら、どのようなツールと運用方法を導入すればよいか、検討するとよいでしょう。
『J’s X（ジェイズクロス）』のようなソリューションを活用して、既にハイブリッドワークを実践している会社のノウハウを参考にすれば、最適な方法がより早く見つかるかもしれません。
『J’s X』は、株式会社JSOLが展開しているソリューションサービスで、全般的なITサービスマネジメントを提供しています。前述の通り、JSOLは自社のハイブリッドワークを成功させた実績がある会社です。また、JSOLはJ’s Xのユーザとしての側面もあり、一部の業務をJ’s Xにより自動化することでハイブリッドワークを行いやすい環境を整備しています。社内での経験も活かしつつ、様々なソリューションを提供している『J’s X』を活用すれば、会社に合ったハイブリッドワーク環境や、導入するべきツールが見えてくるでしょう。ぜひ検討してみてください。