お問い合わせDXツールとは？DX推進に必要な12種類のツールや選定ポイントを紹介
現在、日本では国をあげてDX推進に取り組んでいます。
すでにDX推進への取り組みをはじめている企業が増加傾向にある一方で、DX推進に関心はあるものの知識不足などから、具体的な事業への展開が進んでいない企業も少なくありません。そこで役立つのがDXツールです。
今回はDX推進をサポートする、DXツールについて紹介します。業務効率化やマーケティングにおすすめのDXツール、ツール選定時のポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
DXツールとは？
DXツールとは、企業のDX推進をサポートするツールです。業務の効率化をサポートするツールやマーケティングに特化したツールなど、さまざまな種類があります。
DX推進を実現するため、自社でシステム開発を行うことも可能です。システムの内製化は素早い変化への対応や柔軟性といったメリットがある反面、膨大な時間とコストを要するなどの課題にも直面します。
DXツールは特定の業務に特化して開発されているため、時間やコストを抑えて、迅速なDX推進が目指せます。
そもそもDXとは？
DXとは、「Digital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）」を略した言葉で、日本語では「デジタルによる変容」と訳されています。
日本の経済産業省は、DXの定義を下記のように定義しています。
“企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。”
現在、日本で急務とされているDXは、企業がデータやデジタル技術によってビジネスモデルを変革し、競争力を高めるための取り組みといえます。
経済産業省「DX推進ガイドライン」「産業界のデジタルトランスフォーメーション」
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業務効率化におすすめのDX化ツール一覧
業務効率化が図れるDXツールの導入は、作業の効率化はもちろん、ペーパーレス化や顧客対応の迅速化など、さまざまなメリットが得られます。
ここでは、業務効率化におすすめのDX化ツールを６つ紹介します。
オンライン会議システム
オンライン会議システムとは、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを利用し、離れた場所でも顔を見合わせながらリアルタイムで会議が行えるシステムです。
場所を選ばずどこからでも会議が可能となり、意思決定のスピード向上につながります。その他にも、移動時間や交通費などのコスト削減が期待できます。
オンライン会議システムは、コロナウイルス感染症の拡大をきっかけに、多くの企業で取り入れられました。ZoomやGoogle Meetなど、すでに導入している企業も多いDXツールといえるでしょう。
ワークフローシステム
ワークフローとは、業務の一連の流れのことを指します。業務の一連の流れを定義し、電子化・システム化したものがワークフローシステムです。
ワークフローシステムは、特に総務や人事などの事務処理業務で用いられます。申請や確認作業の手間を削減し、業務の効率化が図れます。
現状の業務の流れは変えることなくツール導入が可能なため、DX推進の第一歩としても最適なツールです。
代表的なツールとして、ジョブカンワークフローやSmartFlowなどがあります。
電子契約システム
電子契約システムとは、契約書類の作成から承認、決裁、そして書類の保管まで、契約に関わるすべての業務を電子化できるシステムです。
紙書類を用いた契約の場合、書類の押印のために会社に戻ったり、担当者が出張中のため決裁業務が停滞したりといった事態が発生し、業務が迅速に行えません。
電子契約システムは、ネットワーク環境さえあればどこからでも、タイムラグなく契約に関わる業務が行えます。
クラウドサインやGMOグローバルサインは、すでに多くの企業で導入されています。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトの進捗状況やスケジュールなどを可視化し、管理するツールです。
案件やタスクの進捗状況が一目で確認できるため、業務量の偏りや作業の遅延が発生した場合に速やかにスケジュールの見直しができます。複数メンバーでもタイムラグなく情報共有が行えるため、テレワーク下でのプロジェクトも円滑に進行できます。
代表的なプロジェクト管理ツールとして、RedmineやBacklog、Jootoがあげられます。
ビジネスチャット
DXの推進に伴い、コミュニケーションを加速させるツールとして注目されているのが、ビジネスチャットです。
ビジネスチャットとは、ビジネス向けのコミュニケーションツールです。「お疲れ様です」「お世話になっております」といった、メールで使用している挨拶文を省き、要件を素早く伝えることができます。複数メンバーとも同時にコミュニケーションが可能です。
Slackをはじめ、ChatworkやGoogle Chatなど、さまざまなチャットツールが登場しています。
ドキュメント管理ツール
DX推進に欠かせないデータの活用には、ドキュメント管理ツールが便利です。
ドキュメント管理ツールとは、デジタル上の文章や画像などのデータをクラウド上に保存するシステムです。時間や場所を問わず、大容量のデータでもスムーズに保存や閲覧、ダウンロードが可能となります。
主なドキュメント管理ツールには、DropboxやGoogle Drive、boxなどがあります。
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マーケティングにおすすめのDX化ツール一覧
データを有効活用できるツールは、マーケティング活動のDX化をサポートしてくれます。
ここでは、マーケティングにおすすめのDX化ツールを６つ紹介します。
CRMツール
CRMとは「Customer Relationship Management」の略です。日本語では「顧客関係管理」「顧客関係システム」などと訳され、顧客管理を行うためのツールをCRMツールと呼びます。
CRMツールの利用により、購買履歴や問い合わせ履歴、アンケート結果などの、顧客に関する情報の一元管理が可能です。多様化している顧客のニーズや価値観の把握や異なる部門での顧客情報の共有が容易となります。
Salesforce Sales Cloudやsansan、ホットプロファイルなど、さまざまなCRMツールがあります。
MA（マーケティングオートメーション）
MAとは、「Marketing Automation」の略で、顧客開拓におけるマーケティングを自動化することを指します。マーケティング活動のための複雑な業務を自動化し、効率化するために有効なのがMAツールです。
新規顧客の獲得や見込み顧客の属性別に行うキャンペーンの自動配信のほか、最近ではSNSとの連携が可能なMAツールも登場しています。
代表的なMAツールにはAdobe Marketo EngageやSATORIなどがあげられますが、営業手法によって使用するツールが大きく異なります。
SFA（セールスフォースオートメーション）
SFAとは、「Sales Force Automation」の略で、日本語では「営業支援システム」と訳されます。SFAツールは、営業部門における情報や業務プロセスを自動化するツールです。
「どの取引先に、いつ、どのような提案をしたのか」「商談はどのフェーズにあるか」など、営業にまつわる情報の一元管理ができ、営業活動のDX推進に役立つツールです。
SFAツールには、Sales CloudやSensesなどがあります。
CMS（コンテンツマネジメントシステム）
CMSとは、「Contents Management System」の略です。CMSツールは、Webサイトのコンテンツを構成するテキストや画像などを作成し、管理するためのツールです。
CMSツールを導入することで、HTMLやCSSなどに関する知識がなくても、Webページの制作や更新ができるようになります。
CMSツールには、オープンソース型のWordPressや、ベンダーが独自に開発したCMSライセンスを購入するパッケージ型のMovable Typeなどがあります。
BI（ビジネスインテリジェンス）
BIとは、Business Intelligenceの略で、日本語ではビジネスの意思決定に関わる情報という意味があります。企業が保有するさまざまなデータを分析・見える化し、経営や業務に役立てるシステムがBIツールです。
DX推進において重要な要素である、迅速かつ精度の高い意思決定をサポートしてくれます。
有名なBIツールとして、Microsoftが提供するPower BIやTableauや、Looker Studio（旧データポータル）などがあげられます。
RPA（ロボティックプロセスオートメーション）
RPAとは、「Robotic Process Automation」の略です。これまでは人間が行っていた定型業務をソフトウェアロボットに代行させ、自動化する仕組みのことです。
少子高齢化を深刻な課題として抱える日本では、DXを推進するためにRPAツールの活用も必須となるでしょう。
RPAツールとして、WinActorやipaSロボ、BizRobo!などが広く知られています。
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DX化ツール選定のポイント
数あるDXツールの中から、どのようなツールを選べばよいのでしょうか。
導入後に後悔をしないためにも、DX化ツール選定時のポイントについて確認しておきましょう。
ツール導入の目的を明確にする
DX化ツールを選定する際には、まずツール導入の目的を明確にしましょう。
目的がないままでは、DX化ツールの導入が目的となってしまい、DXが進まないケースもめずらしくありません。そのような事態にならないためにも、ツール導入の目的を具体的且つ明確にしましょう。
DX化ツールの導入目的を定めることで、必要な機能も明確となり、ツール選びもスムーズに行えます。
自社の業務と課題に適しているかを意識する
DX化ツールの選定する際には、自社の業務や解決すべき課題に適しているかを確認することも重要です。高いコストをかけて優れたDX化ツールを導入しても、自社の業務や課題に適していなければ意味がありません。
DX化ツールの選定時には業務フローを整理し、ツールの導入が必要な業務や課題の洗い出しを行います。非効率な工程や課題を明確にした上で、導入すべきDX化ツールを検討しましょう。
既存システムとの連携と今後の拡張性に問題はないか確認する
DX化ツールは、現在の業務の効率化向上を図るツールです。多くの場合、既存システムを利用しながら、DX化ツールを導入するケースがほとんどでしょう。
そのため、ツール選定時には既存システムと連携が可能か否かの確認が必要です。また、今後さらなるDX化を進めるためにも、複数のソフトやシステムと連携可能な拡張性の有無についても確認しておきましょう。
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まとめ
DXツールは、DX推進をサポートするために有効なツールです。DXツールには、業務効率化を目指せるものやマーケティング部門に特化したものなど、さまざまな種類があります。数あるDXツールの中から、自社の目的や課題解決にあったツールを選ぶことが重要です。
適切なDXツールを導入し、DX推進の実現を目指しましょう。
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