お問い合わせKPI（重要業績評価指標）とは？KGIとの違いや設定の方法を紹介
企業の成長には、適切な目標の設定と、目標達成に向けたプロセスの共有が欠かせません。その目標達成に向けてのプロセスを明確にするのが、「KPI（重要業績評価指標）」です。
目標達成においてKPIの設定は非常に重要で、近年、多くの企業で取り入れられています。
しかし、KPIという言葉を耳にすることはあっても、KPIが何なのかを理解し効率的に活用できている人は、少ないのではないでしょうか。
この記事では、KPIの意味だけでなく、関連用語との違い、KPIを設定するメリットやその手順なども解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。
KPI（重要業績評価指標）とは？
KPIとは、「Key Performance Indicator」の略語です。日本語では「重要業績評価指標」と訳され、目標達成の過程における、達成度合いを測定するための定量的な指標を意味します。
KPIを設定することで、事業目標を達成するために必要となるプロセスの進捗を、数値で把握することが可能になるのです。KPIをチーム内で共有すれば、課題や方向性も明確になり、目標達成率の向上にもつながるでしょう。
それでは、KPIと混同されやすい関連用語との違いについて学びながら、さらにKPIの理解を深めていきましょう。
KPIとKGIの違い
KGI（Key Goal Indicator）は「重要目標達成指標」と訳されます。KPIが「重要業績評価指標」であるのに対し、KGIは「重要目標達成指標」と呼ばれます。
KGIは最終的な目標を数値で指標化したものであり、KPIは中間指標として最終目標の達成にいたるプロセスを評価するためのものです。
KPIは、KGI達成のための具体策ともいえます。例えば、KGIとして「売上目標」を設定するなら、KPIには「商談数・受注率・契約件数」などを設定します。
KPIとOKRとの違い
OKR（Objectives and Key Results）は「目標（Objectives）と主要な結果（Key Results）」という意味で、目標管理手法の一つです。目標だけでなく、求められる結果も同時に設定することで、目標に対しての達成度をはかることが可能です。
OKRを最終目標に向けての設計図のようなものだとするなら、KPIはそれを達成するための詳細な指標で、目標までの過不足や到達具合をひと目で確認するためのものといえます。
KPIとKFSとの違い
KFS（Key Factor for Success）は、成功への鍵を握る要素ということで「重要成功要因」と訳されます。
KPIが目標に向けての達成度合いをはかる指標であるのに対し、KFSは目標を達成するためのアプローチ、するべきことを明確にしたものです。KFSは、競合環境下で他社との優位性を築くためにも重要な要素であり、市場の構造分析などをして抽出していきます。
KSF（Key Success Factor）やCSF（Critical Success Factor）も、KFSとほぼ同じ意味で使われる用語なので、あわせて知っておくとよいでしょう。
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KPIを設定するメリット
KPIを設定するメリットには、どのようなものがあるのでしょうか。KPIの設定にはさまざまなメリットがあるのですが、ここでは、３つのメリットをご紹介します。
目標達成に向けた計画が立てやすくなる
最終目標や大きな目標だけを示されても、社員にとって、その目標達成のためにどのような行動をすればよいのかというところまでは、わかりづらいものです。
KPIを設定することにより、中間目標やプロセスごとの目標が明確になるため、具体的な行動へと落とし込みやすくなるでしょう。やるべきことや行動指針がはっきりするので、より具体的な計画を立てることも可能になります。
人事評価の基準の統一
KPIの設定では定量的な数値が用いられるため、人事評価の際には、社員の評価基準を統一することが可能になります。
個人の指標も明確になるので、公平性も担保しやすくなるでしょう。社員を客観的かつ公平に評価できるようになることで、評価に対する不満も生まれにくくなります。
組織全体のモチベーション向上
KPIを設定することで、社員の間で目標が共有され、方向性も明確になるため、一体感が生まれます。
目標達成のプロセスの中で課題が発生した場合や、意思決定の場においても、認識の相違がおきにくくなり、スムーズに対応できるようになるでしょう。結果として、組織全体のモチベーションや生産性の向上も期待できます。
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KPI/KGI設定に活用できる「SMARTの法則」
KPIやKGIの設定をする際には、「SMARTの法則」を活用しましょう。SMARTの法則の「SMART」とは、以下の５つの要素の頭文字を取ったものです。
・Specific（明確性）
・Measurable（測定可能）
・Achievable（達成可能）
・Relevant（関連性）
・Time-bound（適時性）
目標設定の際には、これらの要素を意識することが有効だといわれています。では、それぞれの要素について詳しくみていきましょう。
S：Specific（明確性）
社内で共有するため、曖昧さをなくし、具体的で明確な目標設定が重要です。現場が実感しやすい項目を設定するとよいでしょう。
人によって解釈が変わってしまうような文言はできるだけ避け、誰が見てもわかるような指標を設定するようにしましょう。
M：Measurable（測定可能）
KPIやKGIは、数値化されていることに意味があります。進捗や達成度を、数値で測定することができれば、課題の早期発見にもつながりやすくなります。
「できるだけ多く」などの数値化されていない表現は、測定が不可能なので避けるようにしてください。
A：Achievable（達成可能）
達成の難しい実現不可能な目標設定は、社員のモチベーションの低下につながります。達成可能で、社員の納得を得られるような目標を設定することが大切です。
ただし、あまりにも簡単に達成できてしまう目標では、チームや個人の成長につながらないため、ちょうどよいラインの見極めが重要になります。
R：Related（関連性）
目標を達成するためには、目標と具体策が関連している必要があります。
KPIは、KGIを達成するという目的で設定されるものです。企業が掲げる事業目標や戦略に関連した、適切なKPIを設定することが大切です。
T：Time-bounded（適時性）
目標設定では、期限を設けるようにしましょう。期限を設けた方が、行動の動機も生まれやすくなるからです。
期限が設けられていなかったり、「なるべく早く」などの曖昧な表現では、つい後回しにしてしまいがちです。目標から逆算して、いつまでに何をすべきなのか、そのためにどのような行動が必要なのかという視点で考えるようにしましょう。
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KPI設定の手順
KPI設定の際は、最初にKGIを設定し、それを達成するための要因であるKFSを特定してから、KPIを設定するという手順で行うとスムーズです。これらのプロセスについて、以下で詳しく説明します。
KGIの設定
KGIは最終目標にあたります。KGIの設定には、先ほど解説した「SMARTの法則」の活用が有効です。
KGIの設定では、「売上・利益率」などの数値ではかることができる指標を使用し、明確な期限を決めるようにしましょう。社員のモチベーションにも配慮しながら、達成可能な目標設定にすることも大切です。また、設定した目標は、全体に共有するようにしましょう。
KGIの細分化
KGIを設定したら、アプローチ方法を決めるために、KGIの達成につながる要素を細分化していきます。重要な鍵を握る要素であるKFSを、以下の手順で特定しましょう。
KFSの特定の手順
KFSを特定するための手順は、下記の４つです。
・プロセスの洗い出し
・数値化
・分類
・KFSの選別
それぞれの手順について、解説します。
プロセスの洗い出し
まず、KGIを達成するために必要なステップを、時系列に並べます。求める結果にいたるまでに、どのようなプロセス（業務）が、どのような順番で発生するのかを洗い出してみましょう。
数値化
プロセスを並べたら、KGIを設定した際に決めたゴールまでのプロセスを一つずつ、具体的に数値化していきましょう。
分類
数値化されたプロセスをそれぞれ、「自らの力でコントロールが可能かどうか」という観点と、「目標への影響の大きさ」の観点で種類分けしていきます。
まず、自分たちでコントロールできる項目とできない項目に分け、コントロールできるものに分類された項目については、目標への影響度の高いものから順番に並べてみましょう。
KFSの選別
先ほど分類したものの中で、自らの力でコントロールしやすく、目標に及ぼす影響度の高いものを、KFSとして選別します。
ここでは詳しく触れませんが、３C分析・５F分析・SWOT分析・PEST分析・バリューチェーンなどのフレームワークを活用してKFSを抽出するのもオススメです。
KFSは一度決定したら終わりというわけではなく、定期的に見直し、必要に応じて更新するようにしましょう。
KPIの設定
KFSの選定が終わったら、最後にKPIの設定を行います。KFSに対して、その要因ごとに具体的な数値目標や行動目標を設定します。
ここでも、数値で表すことができ、達成可能な目標であることが重要です。KGIの設定の際と同じく、「SMARTの法則」のフレームワークを活用するとよいでしょう。
KPIツリーを作成
KGI・KPIを達成するための行動をわかりやすくするには、KPIツリーを作成してみましょう。
KPIツリーとは、KGIを頂点として枝分かれした樹形図型に、目標達成のために必要なプロセスであるKPIを配置したものです。設定したKGIを達成するために何を実行すればよいかという具体的な行動や、プロセスの全体像がひと目でわかるようになっています。
このKPIツリーを作成することで、最終目標と中間目標の関係性もわかりやすくなり、社員間での共有も容易になります。
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まとめ
ここまで、KPIを設定することのメリットや、その設定方法について解説してきましたが、最も重要なのは、設定したKPIが社内で適切に運用されるということです。
せっかくKPIを設定しても、社内でしっかり共有されていなければ意味がありません。KPIの内容だけでなく、その目的や重要性もあわせて周知することが、組織全体としてのモチベーションアップや生産性の向上につながっていくでしょう。
また、定期的にレビューを行い、PDCAを回しながら、KPIの精度を高めていくことも大切です。
そのためには、社内の業務プロセスを整理して把握しておくことが欠かせません。
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