お問い合わせWBSとガントチャートの違いは？使い分けや作成の方法を紹介
プロジェクト管理に役立つツールとして、WBSとガントチャートがあります。どちらも有名ですが、タスクや進捗状況の表現方法に違いがあり、得意とする分野が異なります。有効活用するためには、上手な使い分けが必要です。
今回は、WBSとガントチャートと違いを解説し、使い分けるコツや作成の方法をご紹介します。
WBSとは？
WBSは「Work Breakdown Structure」の頭文字を並べた略語です。日本語では「作業分解構成図」とも呼ばれます。
手法としてはタスク表形式に分類され、プロジェクトのタスクを細かく分けて表で示すものです。タスクをツリーの構造に分解するのが特徴で、処理に必要なリソースやタスク同士の関係を把握することに優れています。
最終目標までの工程を構造化できるため、WBSに基づいてプロジェクト管理やスケジュール作成を行うことができて便利です。
WBSのメリット
WBSは、大きなプロジェクトになるほど、メリットが大きいとされています。全体を把握してから細分化するため、最終目標を明確にできることや、タスクの洗い出しで漏れが起こりにくいことは大きなメリットです。プロジェクト失敗のリスクを下げ、進捗管理をしやすくする便利なツールです。
また、プロジェクトを可視化することができるので、全体のボリュームなどを俯瞰的に捉える助けになります。リソースが明確になることで、作業時間や工数の見積りが行いやすくなるのがメリットです。期限やコストも明らかにできるので、顧客への説明にも役立ちます。
WBSのデメリット
WBSのデメリットとしては、２つの注意点が挙げられます。
１つ目は、プロジェクト後半についての詳細な見通しが立てにくいことです。WBSはプロジェクトの開始時に作成するものなので、終盤の作業については予測が難しいことが少なくありません。プロジェクトの進捗に合わせて見極めながら修正したり、段階的に細かい点を決めたりする必要があるでしょう。
２つ目は、WBSの作成は手間がかかることです。プロジェクトを計画するごとに新規作成していると、時間や人的コストが大きくかかってしまいます。タスクの洗い出しで漏れが起きにくいメリットがあるWBSですが、フォーマット自体に漏れがあると正しく機能しません。対策としては、プロジェクトの内容に合わせてテンプレートを用意しておくと、毎回はじめから作るよりもスムーズに作成できるので、工夫してみてください。
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ガントチャートとは
ガントチャートは英語で「Gantt chart」と書き、日本語では「線表」とも呼ばれます。縦軸に工程を、横軸に時間を書き並べた、横向きの棒グラフで構成される図です。プロジェクトのタスクと進捗状況を一元的にわかりやすく表現できます。
プロジェクトのスケジュール表にもよく使われますが、スケジュールだけでなく、残りの工数やメンバーごとの進捗状況なども可視化できる点が優れたツールです。
ガントチャートのメリット
ガントチャートのメリットは大きく分けて３つあります。
１つ目は進捗状況をビジュアルで理解できるという点です。棒グラフが工程ごとのスケジュールを示しているため、開始と終了の予定や作業の立て込み具合が一目でわかります。作業に必要な日数なども把握しやすくなります。
２つ目は情報共有の手助けになるという点です。他の担当者の作業内容やスケジュールもわかりやすく、負荷の可視化も可能です。特にクラウド型のツールを活用すれば、リアルタイムで進捗が反映されるなど、大きなメリットが得られます。
３つ目はシンプルな図であるため、誰もが見やすくわかりやすいという点です。構造がシンプルなため、専門知識が無くても理解できます。
ガントチャートのデメリット
ガントチャートは、工数が把握しづらい点や、タスクの相互関係が見えにくいといった点でデメリットがあるので注意が必要です。
工数の把握に関しては、ガントチャート上からは必要な日数などが読み取れないということを認識しておきましょう。目標期日からの逆算だけでガントチャートの作成を進めると、無理なスケジュールになりがちです。事前に作業内容や工数の見積りを行ってから作成しましょう。
タスクの相互関係が見えにくいという点に関して、プロジェクトの規模が大きくなるほど、タスク同士の関係が複雑になるので注意してください。相互関係を把握するために、PERT図などの表を別途利用するといった工夫が必要なケースもあります。
また、ガントチャートは、ロードマップにも使われることが多い手法ですが、細かく書き込みすぎるとデメリットが目立つ場合があります。詳細に作り込んでしまうとプロジェクトの概要を捉えにくくなり、使い勝手の悪い図になってしまう場合があるので注意しましょう。
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WBSとガントチャートはどう使い分ける？
WBSとガントチャートは役割が役割が異なるので、併用することをおすすめします。両方を使うことで、双方のデメリットを補うことができるのです。
WBSを作成すると、タスクを洗い出して細分化したリストを作ることができます。作成したリストをベースにガントチャートを作成すれば、無理のないスケジュールを組むことができます。
処理に必要なリソースの把握やタスク同士の関係といった面はWBSで明らかにし、タスク全体のスケジュール管理にはガントチャートを用いれば、プロジェクトを上手に管理しながらスムーズに進めることができるでしょう。
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WBSの作り方
WBSはタスクの分解や構造化を行いながら作成します。WBSの詳しい作り方や注意点を解説します。
タスクを分解する
WBSを作る際は、まずはじめにタスクを分解していきましょう。必要な作業工数を明らかにしていくことで、詳細な作業内容や範囲が把握できます。
作業工数は必ず分解したうえで見極めてください。先に全体の予算や工数を決めてから分解を試みると、実際に必要な工数との差が生じて支障が出てしまいます。手間のかかる作業ではありますが、可視化できるレベルまでタスクを分解していくことが必要です。分解した結果については、関係する従業員の合意も得ておきましょう。
タスクの優先順位を決める
タスクの優先順位を決め、作業ごとの相互関係も明らかにしておきましょう。例えば２つのタスクについて、同時進行で進めるのか、片方の終了後に着手するのかといった関係です。
また、作業のクリティカルパスも確認しておくとスムーズです。クリティカルパスとは、プロジェクト全ての工程を最短の時間で完了するために、重要となる作業経路を指します。非常に重要なタスクで、遅れることがあると他の作業にも影響が現れるものです。プロセス全体の進捗に大きく関わるので、把握し明記しておきましょう。
親・子・孫レベルでタスクを構造化する
優先順位を考慮しながら、親・子・孫レベルでタスクを構造化していきます。各作業は合わせたレベルにしておくことが重要です。また、作業ごとに粒度が異なると、手違いが生じやすくなるので気を付けましょう。
開始日と期日を決める
開始日と期日の決定は重要です。作業時間を見積った上で決定し、WBSを作成していきましょう。見積りの方法には確実な計算式というものはありません。チームメンバーの意見を取り入れたり、経験者複数人で見積って加重平均を取ったりという手段で決めることが多いようです。経験値からの算出や有識者との相談なども交えながら、見積りを試みるとよいでしょう。
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ガントチャートの作り方
WBSを作成できたら、ガントチャートを作ります。ガントチャート作成のポイントや、詳しい作り方を解説します。
WBSを作成
ガントチャートのデメリットでも解説した通り、いきなりガントチャートを作ってしまうと、必要な日数や工数を把握できず、無理なスケジュールになりがちです。手間はかかりますが、WBSを作成してプロセスの洗い出しと細分化を行ってから、ガントチャート作りに着手しましょう。WBS作成を実施しておくことで、より実用的なガントチャートを作ることができ、プロジェクト全体の把握に役立ちます。
スケジュールや工数に無理がないかを確認する
WBSで明らかにしたタスクと設定した期日を見ながら、スケジュールや工数に無理がないか確認していきます。チャートが完成してから不備が見つかると、作り直しに時間や手間がかかるので、スケジュールを本格的に組んでしまう前に必ず確認作業を行いましょう。
チームのメンバーで、矛盾点や漏れがないか確認していく作業です。各メンバーのスキルも考慮しながら、想定されるリスクなどについても話し合っておくとよいでしょう。
マイルストーンの設定
マイルストーンとは中間目標を指します。ガントチャートの棒グラフに加えて、進捗のチェックポイントになる、マイルストーンや区切りなどを設けると便利です。マイルストーンを設定して、チームメンバーで共有しておけば、スケジュールの進捗状況の確認がしやすくなります。
また、WBSの作成でも確認したクリティカルパスも、ガントチャートに明記できるように再確認しておきましょう。影響が大きいタスクについて、メンバーで情報共有をしておくことは大切です。
修正を見越したチャートを作成する
ガントチャートは、進捗具合に応じて修正できるように作成しましょう。プロジェクトを進めていく中で、スケジュール変更が発生することは多々あります。仕様についても、実際に使ってみると不便を感じる場合もあるでしょう。凝ったものを作るのではなく、修正を見越してシンプルなものにしておきましょう。
デジタルで作図しておくと、修正をよりスムーズに行えるので便利です。最近は、クラウド上で管理できる専用ツールもあるので、導入すれば修正や共有がさらに楽になります。状況に合わせて検討しましょう。
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まとめ
WBSとガントチャートは、上手に使い分けながら併用することで、スムーズなプロジェクト管理ができるようになります。積極的に作成して活用していくとよいでしょう。
一方で、WBSやガントチャートを０から作るとなると、手間がかかるものです。効率的に作成したい場合は専用の管理ツールを使うと便利です。ツールの選び方などに迷いがある場合は、『J’s X（ジェイズクロス）』のようなソリューションサービスへの相談も活用してみてはいかがでしょうか。『J’s X』は導入コンサルや業界別テンプレートの提供が受けられるクラウドソリューションサービスです。貴社に合ったツールや改善策を提案いたしますので、ぜひ『J’s X』の導入をご検討ください。