RPAとは？メリットやツールの導入事例などをわかりやすく解説

働き方改革やDX推進を受けて、業務自動化を行うRPAが注目されています。

RPAは、ロボットを用いて業務を自動で行えるようにする仕組みで、上手に取り入れることができれば、業務を行うスピードや正確性が大きく向上します。業務効率化やコスト削減に役立つとされ、さまざまな企業で導入が進められているのです。

今回は、RPAのメリットをわかりやすく解説し、RPAツールを選ぶ際のポイントや導入事例をご紹介します。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）とは？

RPAは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の頭文字を用いた略語で、業務をロボットが代行して自動化する仕組みを指します。ロボットと言っても人型のものではなく、PC上あるいはクラウド上で動く、AIやルールエンジンを備えたソフトウェアのロボットです。

繰り返しの多い事務作業などの処理を得意とするのが特徴です。作業量が膨大なルーチンワークや、ヒューマンエラーが発生しやすい工程にRPAを導入すれば、業務の効率化や正確性の向上が図れます。

複数のシステムにまたがる業務を自動化することも可能です。Webサイトから情報収集したデータを、別のアプリケーションで処理するような業務も行えます。巨額の資金を使ってシステム開発に取り組まなくても、さまざまな作業を自動化できるため、多くの企業で導入が進められてきているのです。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

RPAが注目されている理由・背景

RPAが注目されている背景には、日本政府が取り組む「働き方改革」や「DX推進」があります。施策をきっかけに知ったという人も多いでしょう。業務の自動化は、人手不足解消や、競争力の強化に大きく役立つと考えられ、推進されています。RPAが注目されている理由について、背景にある取り組みの観点から、詳しく説明します。

働き方改革

現在日本では、少子高齢化などの影響で、人手が足りなくなっている業種も少なくありません。政府が掲げる「働き方改革」では、人手不足を補いつつ生産性を向上させるための対策が検討され、推進されています。

RPAを導入すれば、業務をロボットに代行させることができるので、人員コストを削減し、人手不足の解消につなげられます。余裕が生まれた人材を有効活用すれば、企業がより力をいれたい分野に投入できるでしょう。人材確保や生産性向上の面で期待され、RPAが注目されているのです。

DX推進

DXとは、デジタル技術を用いて企業を変革していくことです。近年、デジタル技術が急速に発達し、世界の産業界が大きく変化しています。対応していくためには、デジタル技術を正しく理解し、活用していくことが必要です。国内企業の競争力や生産性の向上を図るために、日本政府はDX推進の施策に取り組んでいます。

RPAを用いた業務の自動化も、デジタル技術活用の１つとして注目されています。特にRPAは、既存システムの稼働を妨げない点でも導入しやすく、さまざまな業種で活用が図られているのです。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

RPAツール導入のメリット

RPAツールを導入すると、膨大な作業量の業務も人員や時間をかけずに処理することができます。また、人力では間違いの起こりやすい部分は、ロボットに任せたほうが正確に行える場合も少なくありません。RPAツールの導入で得られるメリットを解説します。

業務効率化

人が行うよりも高速にデータ処理を行えるため、業務時間を短縮することができ、効率化が図れます。従業員の労働時間外でも処理を続けることができるため、次の出社時間までにプロセスを進められる環境まで構築しておくことも可能です。

生産性向上

RPAツールで、ロボットが得意な単純作業を自動化できれば、従業員はよりクリエイティブな業務に従事できるようになります。事業企画や営業活動に力を入れることができるでしょう。今までよりも、新しいビジネスモデルや付加価値の創生につながる活動を行えるようになり、生産性の向上が期待できます。

コスト削減

コスト削減にもRPAツールの導入が有効です。業務に必要な人手を減らし、作業時間を短縮できるので、人件費が大幅に削減できるでしょう。作業や従業員同士のやりとりに紙の書類を用いていた場合は、RPAでの代行によってペーパーレス化につながるため、用紙やコピー代のコストも削減できます。

ヒューマンエラーの削減

ルーティンワークの事務作業のような業務をRPAツールで処理すれば、ヒューマンエラーを無くすことが可能です。人力では書き間違いや入力ミスが発生しがちな作業も、間違いなく行えます。数値のチェックが必要な業務なども、目視で行うよりも自動化したほうが早く正確に処理できるため、RPAツールの導入で大きな効果が期待できるのです。

人材不足の解消

RPAツールを用いて業務を自動化すれば、作業に従事する人員を削減できるため、人材不足の解消に大きく役立ちます。

また、IT人材の人手不足対策としても、RPAツールが注目されています。プログラミングの知識が無くても扱えるものもあるため、IT人材が少ない企業でも導入しやすく、自動化に取り組めるでしょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

RPAを選ぶ際のポイント

RPAによって機能やサポートが異なるので、自社の業務に合ったものを選ぶ必要があります。RPAを扱える従業員がいるかどうかも考慮しなければなりません。RPAを選ぶ際のポイントを紹介します。

RPAを使う業務範囲の策定をする

まず導入前に、RPAを導入できそうな業務を確認し、使う範囲の策定を行いましょう。対象の業務が発生する頻度や処理量を把握し、削減できる工数を事前に試算しておくことで、効果を検証しやすくなります。人件費などのコスト面も、どれぐらい削減できるか予測しておくとよいでしょう。

社内に専門知識のある人間がいるかどうかを判断する

RPAの製品によっては、メンテナンスやカスタマイズに、高度なプログラミングの知識が必要となるので注意しましょう。大きなカスタマイズが不要であれば、プログラミングの知識が無くても扱える簡易タイプのRPAもあります。社内に専門知識のある人間がいるかどうかを確認し、従業員が扱いやすいRPAや人材育成の必要性を検討しましょう。

機能や価格

RPAの機能は製品によって異なるため、確認が必要です。自動化したい業務に合わせて、必要な機能を備えているか、使いやすい操作画面であるかを検討しましょう。

価格面も製品によってさまざまです。自動化で削減できるコストを算出し、見合ったものを検討しましょう。

トライアルや検証が可能かどうか

トライアルや導入検証ができるかという点も選定のポイントです。慣れないまま全社に導入してしまうと、操作や管理がうまくいかなかった場合に、収集がつかなくなってしまいます。

まずはトライアルとして、個人や部署といった少人数で使用してみれば、操作方法の確認や効果の検証を行えるので、全社への導入もスムーズに進められます。自社に合いそうなRPAを見つけたら、事前にトライアルができる製品かどうかを確認してみてください。

サポートの手厚さ

サポートの手厚さも、RPAの製品によって異なります。特に初めてRPAを導入する際には、手厚いサポートがあるものを選びましょう。サポートの種類としては、導入時の初期設定サービス、運用中の質問やエラーの対応、人材育成のトレーニング開催などがあります。販売店やベンダーが行っているサポートを確認し、RPA選定の参考にするとよいでしょう。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

【業種別】RPAツールの導入事例

RPAツールは、さまざまな業種の業務に導入して、自動化を図ることが可能です。実際にどのような業務にRPAツールが役立つのか、導入事例を業種別に紹介します。

購買業務

購買業務では、注文処理の自動化にRPAツールを活用できます。

例えば、「注文を取りまとめる」「Web上でメーカーの注文受付システムを開く」「注文情報を書き込む」「注文完了の報告を担当者に入れる」といった一連の流れを自動化できます。

人力で行うと問題になりがちな、作業時間や待機時間の長時間化や、転記間違いによる発注ミスも、RPAツールを使えば防げます。担当者の負担を、時間だけでなく精神的な面でも減らすことができるため、従業員にも喜ばれるケースが多いようです。

財務（経理）業務

財務業務や経理業務は一般的に、作業量の膨大な書類業務が多いため、特に自動化が求められている分野です。RPAでの業務自動化が大きな効果を発揮するでしょう。

RPAは、スキャナやOCRと組み合わせて使うこともできます。OCRは紙面上の文字をスキャナで読みとり文字コードに変換する技術です。

請求書の処理業務の自動化の場合、「届いた請求書をスキャナとOCRでデータ化する」「購買システムから発注データを取得する」「請求書内容と発注データを照らし合わせる」といった作業の自動化が可能です。

照らし合わせた後、さらに「データが一致していれば処理を進める」「一致していなければ担当者に確認依頼の連絡を入れる」といった処理の対応が異なる作業もできます。

処理を進めた場合は、「注文情報をシステムに登録する」「担当者に注文報告を行う」というところまで、一連の工程として自動化できます。

人事業務

人事業務では、役職者が作業に当たることも多く、人件費が割高になってしまうケースが少なくありません。また、個人情報などの機密情報を扱うため、外部へ委託しにくい作業もあります。業務量自体は少なくても、RPAを導入することで、コスト削減や効率化の効果が期待できる分野です。

例えば、従業員の住所変更によるデータの書き換えなどはRPAを活用できます。従業員自身が管理システム上で変更するだけで、関連する他の社内システムの情報も一斉に反映されるようにしておけば効率的です。

給与・経費精算

給与や経費の精算は、正確さを求められる確認作業が多く、作業量も膨らみやすい分野です。RPAを導入すればヒューマンエラーや人的コストを大きく削減できます。

例えば、交通費の精算などは、金額に加えて最短ルートを使ったものかなど、さまざまな確認が必要です。目視ではミスが発生しやすい作業ですが、RPAを使えばデータ上で検索結果と照合でき、間違いなくチェックすることができるでしょう。時間短縮にもつながります。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み

まとめ

RPAを用いて業務自動化を行うと、業務効率化やヒューマンエラーの削減が図れます。よりクリエイティブな分野に人材を有効活用できるので、生産性の向上にも役立つでしょう。

RPAの導入をスムーズに行うためには、自動化するべき作業の検討や、導入するRPAツールの見極めも重要です。RPAの導入でお悩みの場合は『J’s X（ジェイズクロス）』のようなソリューションサービスを活用してみてください。

『J’s X』は、あらゆる業務プロセスをシンプルにするITソリューションです。『J’s X』を活用して業務プロセスの標準化を行えば、RPAを用いた自動化がよりスムーズに進められます。ぜひ、ご相談ください。

J’s X（ジェイズクロス）紹介資料ダウンロードのお申し込み