お問い合わせ事務作業を効率化するには？ツールやアイデアをまとめて紹介
企業の生産性向上のために、事務作業の効率化に着手したいと考えている方もいるでしょう。
しかし、従来通りに行っていれば業務自体は進められる事務作業は、効率化が後回しにされがちではないでしょうか。
本記事では、事務作業の効率化のためのツールやアイデアを紹介します。
事務作業における業務効率化とは
事務作業は、マニュアルに沿ったルーティン業務が多いため、効率化を難しいものと捉えている方も多いことでしょう。
実は、業務内容や作業手順の変化が少ない事務作業こそ、見直しを行うことで効率化が期待できます。業務を効率化させるには、仕事のプロセスの中からムリ・ムダ・ムラを見つけて省き、改善することです。
事務作業の効率化を図るには、さまざまな方法があります。例えば、PCのショートカットキーを活用したり、会議時間の短縮などを行ったりするといった時短テクニックを活用することです。ほかにITツールの導入や業務委託なども一つの方法です。
業務効率化については、以下のページで詳しく解説していますので、チェックしてみましょう。
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事務作業を効率化するためのアイデア11選
さまざまな方法で事務作業の効率化は可能ですが、どのような企業でも取り入れやすいアイデア11選を紹介します。
デスク周りやパソコンのデータの整理整頓
デスク周りやパソコンのデータを整理整頓し、定位置を決めるようにすると、事務作業にすぐに取りかかれるようになります。
必要な資料を毎回探しているようでは、事務作業の効率化はなかなか進みません。整理整頓をすれば、資料を探すための手間や時間を排除することが可能です。
デュアルディスプレイを使用する
パソコン本体に対して、モニターを２つ使用するデュアルディスプレイを採用すれば、事務作業の効率アップが見込めます。
複数の資料を表示したり加工したりするような事務作業の場合には、デュアルディスプレイが有効です。例えば、片方のモニターで資料を表示させ、もう一方では資料を参照しながら入力するなどといった使い方ができます。
ショートカットキーの活用
パソコン作業をする時にはショートカットキーを活用すると作業時間の短縮につながります。よく使う機能があれば、ショートカットキーを覚えておきましょう。
多くの方が活用するショートカットキーとしては「保存」「元に戻す」「コピー」「ペースト」などが挙げられますが、ほかにもたくさんあります。
操作とショートカットキーを掲載した一覧表を作って共有すれば、多くの人の作業時間の短縮につながるでしょう。
WindowsとMacでショートカットキーは異なります。確認しておきましょう。
メール確認の時間を決める
メールを受信したら、早めの返信を心掛けている方も多いことでしょう。
しかし、携わる業務が多ければ、メールの受信回数も多くなりがちです。メール内容の確認と返信をするのも大変な作業となってしまうでしょう。
メール対応で、業務のスケジュールが狂ってしまう恐れもあります。メールを確認する時間を決めておくといいでしょう。
業務マニュアル・フローチャートの作成
事務作業は、ルーティンワークが多いため、しっかりとしたマニュアルづくりが重要です。マニュアルを一度つくればいいのではなく、アップデートしていけば、業務効率も向上していくでしょう。
マニュアルとともにフローチャートも作れば、後任者へのバトンタッチもスムーズに進んでいくはずです。フローチャート作成については、以下のページで詳しく解説していますので、参考にしてみましょう。
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業務プロセス可視化とは？メリットや可視化の方法について紹介
業務ごとの担当の見直し
「適材適所」を念頭に、業務に当たる担当者の見直しを行うことも、事務作業の効率化につながります。例えば、テキストを入力するスピードが速い方もいれば、文書のチェックが得意な方もいます。
得意・不得意に応じて業務を任せれば、社員がやりがいを持って仕事できるだけでなく、業務効率も格段に上がるでしょう。
人に任せられる仕事を増やす
業務を人に任せるのを嫌がる方もいますが、苦手な業務を無理して続けていくよりも、得意な人に任せてしまったほうが、作業が効率的に進むことがあります。
しかし、業務を任せられる側にも当然、元からの仕事があります。余裕を持って早めに周囲の協力が得られるような環境づくりにも努めましょう。
似ている仕事はまとめて行う
同じような作業は、まとめて行ったほうが効率的に進められます。例えば、別の部署であったとしても、似た作業をしている担当者がいる場合には、業務の集約を検討してもいいかもしれません。
依頼された側の方の負担感は少なくて済みますし、依頼した側の方は、他の作業に取り組むことができます。
単純作業の自動化
単純な作業については、どうしても人手でやらなくてはならないのか、見直してみましょう。例えば、手入力していたデータを自動化ツールなどにまかせれば、ケアレスミスを減らしつつ、大幅な時間の短縮が可能となります。
事務作業を自動化するためのシステムやソフトは多数ありますので、検討してみましょう。
書類や資料のペーパレス化を進める
ペーパーレス化は浸透してきています。資料を紙で印刷する必要があるのか、今一度検討してみましょう。印刷する時間や印刷した紙を束ねる時間、紙の資料の中からほしい資料を探す時間は、必要でしょうか。
紙を使う作業からデジタル化への転換を検討してみれば、事務作業の効率化が図れることでしょう。
アウトソーシングの活用
事務作業の中には、データ入力業務など、必ずしも社内で実行しなくてもいい業務があるはずです。そのような場合には、アウトソーシングという手も考えてみましょう。
アウトソーシングにはコストがかかりますが、外部委託することで、業務のブラッシュアップができる可能性があります。もちろん、業務を委託した分、空いた時間を別の業務に当てることもできます。
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業務効率化の取り組み方
業務効率化に取り組むのなら、最大限の成果を導き出したいものです。やみくもに取り組んでいては、成果も小さくなってしまう可能性があります。
業務効率化の取り組み方について、確認しておきたい４つのステップを紹介します。
仕事の全体像を把握する
業務効率化で大切なのは、まずは全体像を把握することです。具体的には、作業の目的は何か、優先順位や所要時間はどのくらいか、期限は定められているのかなどをつかんでおくことです。
全体像を把握しておくことで、不要な作業や無駄な工程が見えてきます。省くべきところは省きながら作業に取り組めるようになるでしょう。
目標を立てる
次に、業務効率化の具体的な目標を立てます。大きな目標ではなく、達成できそうな目標を立てることがポイントです。
コスト削減も意識して、業務効率化の目標を立ててみましょう。例えば、業務効率化によって１日20分の人件費を減らせるとすれば、時給1500円の人であれば500円分のコスト削減が可能です。
効率化実施のスケジュールを決める
目標が決まったら、スケジュールを立てます。優先度を見極めて、優先度の高い業務から無理なくできる範囲で取りかかるようにしましょう。
効率化を急いで進めようとすると、社員が戸惑ったり、業務の質が下がってしまう可能性もあります。大きな目標は小さく分けて、着実に目標を達成していきましょう。
改善に対する効果検証・振り返りを行う
業務の効率化を図った後は、効果検証をすることも大切です。改善した内容を可視化させ、振り返りを行いましょう。
思い通りの成果を挙げられなかった場合でも、しっかりと振り返りを行い、次回に活かせれば、成果を出すことにつながります。
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事務作業の業務効率化に役立つツール
業務効率化を成し遂げるためには、ツールを使うことが効果的です。ツール選びのポイントは、課題を解決できるツールかどうかと、社内で使いこなせるかどうかです。この２点を念頭に置いてツールを選んでみましょう。
タスク管理ツール
タスク管理ツールを使えば、タスクを視覚的に捉えやすくなります。業務の優先順位なども状況に応じて入れ替えることも可能です。
タスクに関わるメンバーとともにタスク管理ツールを用いれば、進捗状況も共有できます。状況が可視化できるため、担当者の入れ替えや追加なども行いながら、業務効率化を図ることができるでしょう。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、出退勤の打刻から給与計算などがシームレスに行えます。タイムカードを入力して勤怠表を作成するといった負担が大幅に軽減できます。
クラウド上の勤怠管理システムは、インターネットが使える環境であれば、社外からでも打刻できる機能を備えており、在宅勤務の社員にも対応可能です。
Web会議システム
Web会議システムは、インターネット環境さえあれば、どこにいても同じ会議に出席することができます。大規模なセミナー開催が可能なシステムもあります。
Web会議システムを利用することで、会場費や交通費を削減できるほか、移動にかける時間も減らせます。
電子契約・電子サイン・電子署名システム
電子契約や電子サイン、電子署名システムを導入する企業が増えています。電子契約システムを導入すれば、書類をやりとりするための印刷費、郵便料金なども削減できます。
電子サインが利用できれば、押印や決済のために社員が出社する必要がなくなり、柔軟な働き方の実現にもつながるでしょう。
オンラインストレージ
書類をデータ化したら、従来の書庫に替わり、オンラインストレージが必要になるでしょう。オンラインストレージを使えば、インターネット上で資料を管理できます。
保管したデータは、パソコンやスマートフォンなどのデジタル端末で、いつでもどこでも閲覧が可能です。
RPA
RPAは「Robotic Process Automation」の略語です。ルーティンの業務をロボットにより自動化することを指しています。
データ入力や書類作成、電話応対などの業務をRPAの導入で自動化でき、業務効率化を進めることができるでしょう。
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まとめ
事務作業の効率化には属人的な業務から脱却し、デジタル技術を活用していくことが不可欠です。
「J’s X」は、ローコード・ノーコードで製作可能なプラットフォームのため、必要なシステムを社内で構築できます。「J’s X」のナレッジ管理機能を活用すれば、業務の脱・属人化が可能です。また、デジタルワークフローやペーパーレス化に向けた機能により、事務作業の効率化に貢献できます。
事務作業効率化の手始めとして、業界・業種に合わせた支援が可能なITソリューション「J’s X」（ジェイズクロス）の導入を検討してみませんか。