お問い合わせガントチャートとは？作り方や作成におすすめのツールなどをまとめて紹介
ガントチャートとは業務の進捗状況を図式化し、可視化したものです。業務効率化を進めることが期待でき、プロジェクトを遂行する上では欠かせないものとなっています。しかし、具体的な内容や作成方法がよく理解できていない方も多いでしょう。
この記事では、ガントチャートの概要やWBSとの違い、メリットや注意点、作成方法などを詳しく解説します。ぜひ、参考にしてください。
ガントチャートとは？
ガントチャートとは計画表や工程表などとも呼ばれる、プロジェクトの進捗状況を図式化したものを指します。プロジェクトを遂行する際、各担当者の作業内容やスケジュール内容などを把握するのは難しく、容易なことではありません。ガントチャートを使用すれば各担当者のタスクやスケジュール、業務の進捗状況などプロジェクトの全体像が一目で把握できるので、業務を効率的に進めることが可能です。
ガントチャートは表の縦軸にタスクの種類や担当者、開始日や期日など、横軸には時間を記載するのが一般的です。表だけではなく、棒グラフやツリー構造に展開する表現を用いる場合もあります。
ガントチャートとWBSの違い
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略称で、日本語では「作業分解構成図」と呼ばれます。ガントチャートとWBSはどちらもプロジェクトを管理する場面で用いられますが、特徴に少し違いがあります。
WBSはプロジェクトの作業全体を項目に分解し、タスクの一覧表を作成することです。WBSで“見える化”した作業項目を縦軸に表して作り出したものがガントチャートであり、ガントチャート作成の前段階で必ず作成するべきなのがWBSということになります。
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ガントチャートが必要とされる目的・背景
ガントチャートが広く利用されるようになった背景には、１人のエンジニアの存在があります。20世紀のはじめ、先進国では大量生産体制が構築されるようになり、それに適した作業進捗管理方法が求められるようになりました。そこでエンジニアであるヘンリー・ガントが考案したものがガントチャートです。
現在では、担当者間の情報共有の効率化やタスクの可視化を目的に、幅広いジャンルの企業で活用されています。
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ガントチャートのメリットは？
ガントチャートを活用することで得られるメリットについて、詳しく解説します。
プロジェクト全体が見える化される
ガントチャートの一番のメリットは、プロジェクト全体が見える化することです。作業ごとのスケジュールを図式化するため、プロジェクトの日程や滞っている作業などが一目でわかるようになります。進捗状況が思わしくない場合には、ガントチャートを参考にすれば計画を立て直す作業も容易になるでしょう。
マイルストーンを明確にしやすい
マイルストーンとはプロジェクトの中間目標を表すもので、ガントチャートで管理されるプロジェクトの主要な特徴の１つです。ガントチャートにおいて、マイルストーンはプロジェクトの重要な節目を表します。そのため、マイルストーンを明確にすることで、プロジェクト全体のチェックポイントである重要な日付の理解が容易になるでしょう。
進捗状況が把握しやすくなる
プロジェクトの作業工程やスケジュールが“見える化”されたことで、現在のプロジェクトの進行状況や停滞部分の有無など進捗状況が一目でわかるようになります。進捗状況が把握しやすくなることで、問題発生時にもスピーディーに対応が可能です。
タスクやスケジュールのイメージをチームに共有しやすくなる
ガントチャートを活用して、プロジェクトの全体像を一目でわかるようにすることはタスクやスケジュールのイメージを担当者間で共有しやすくなることにも役立ちます。担当者間での情報共有の効率化を図ることで、業務に対する意識の向上にもつながるでしょう。また、プロジェクトに関わる外部の関係者に進捗状況をわかりやすく伝えることも容易になります。
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ガントチャートの注意点は？
さまざまなメリットがある一方、ガントチャートにはさまざまな注意点もあります。各注意点に関して詳しく解説します。
作成に時間がかかる
ガントチャートは作成する際、プロジェクトの作業内容を細かく分割してタスクを洗い出す工程が不可欠です。この作成段階の工程が一番重要であり、プロジェクトの責任者にとっては手間も時間も必要とします。ガントチャートを作成する際に役立つツールを適切に選ぶことで、問題が解決できる場合もあるため検討してみるのもよいでしょう。
詳細をどこまで細かく書くかが難しい
細かいステップや作業内容の詳細などを全てプロジェクト内容に加えてしまうと複雑で混乱を招くようなガントチャートになってしまいます。厳選された情報の表示や、連続する作業や似通った内容の作業は１つにまとめるなど、整理可能なガントチャートを制作するようにしましょう。整理されたガントチャートは、確認や更新作業も容易になります。
変更をかける際に時間がかかる
個別のタスクが完了した際の更新や新たなタスクの組み直しをする際は、ガントチャートの作成時と同様に時間や手間がかかります。時間に余裕を持って作業を行ったり、担当者の負担が軽減されるような取り組みを行うとよいでしょう。
短期型・アジャイル型プロジェクトには向いていない
アジャイル型プロジェクトとは、１〜４週間などの短期間で素早くプロジェクトを進めていく方法です。一方、ウォーターフォール型プロジェクトと呼ばれる、各工程を順番に進めていく方法もあります。ガントチャートに適しているのは、ウォーターフォール型の長期的に進めていくプロジェクトです。短期型のアジャイル型プロジェクトを用いると、手順が複雑になる可能性が高まります。
ガントチャートにあわせて進行管理をする社内体制づくりが必要
ガントチャートの内容はタスクと日にちのみのシンプルな設計です。一目で確認できるのがメリットである一方、優先順位がわからないまま進めてしまうなどあいまいなスケジュールになってしまう可能性もあります。担当者間で共有すべき情報は一か所にまとめたり、優先順位の決定、余裕を持ったスケジュールの設定を行うなど、スムーズな進行管理が可能な社内体制づくりが重要になるでしょう。
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ガントチャートの作成方法
ガントチャートの作成方法には、タスクの洗い出しや優先順位の決定、日程や担当者を決める手順があります。各手順について、詳しく解説します。
タスクの洗い出し
まず、ガントチャートの縦軸に記載するプロジェクトのタスクを洗い出すことが必要です。自力でタスクを洗い出すことも可能ですが、前述のWBSを活用することで精度も上がり、記入漏れの心配も少なくなるでしょう。この際、タスクを細分化しすぎてしまうとガントチャートが複雑化してしまいます。大・中分類程度に留めておきましょう。
タスクごとの優先順位を決める
タスクの洗い出しが完了したら、メインタスクとサブタスクに分け優先順位を決めます。優先順位を踏まえて、それぞれのタスクに着手する順序を設定することが重要です。タスク遂行に要する日数やスケジュールなどを確認し、まず何を優先するべきか明らかにしましょう。優先順位が明確になることで、タスクの進行がスムーズになり、効率的なプロジェクトを進めることが可能となります。
開始日と終了日を決める
次に、各タスクの開始日と終了日を決めていきます。プロジェクトの規模に応じて、横軸の単位は日や月など適切なものを選びましょう。開始日と終了日を明確にすることで、タスクを完了させるためのスケジュールの把握が容易になります。日程を決める際、予期せぬトラブルに対応できるよう、タスクの期限はある程度の余裕を持って設定するようにしましょう。
担当者を決める
最後に、各タスクの担当者を決めていきます。担当者を決定する際、担当者１人１人の現在の業務内容を把握した上でタスクを割り当てることが重要です。他のプロジェクトを考慮したり、１つのプロジェクトに注力している担当者は作業のボリュームを少なくしたりするなどバランスよく担当者を決めていきましょう。
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ガントチャートの作成の注意点
ガントチャートを作成する際に注意すべき４つのポイントを、詳しく解説します。
タスクごとの依存関係を理解しておく
大きなプロジェクトを遂行する際、他のタスクが完了するまで開始できないタスクや個別に作業が可能なタスクが存在します。ガントチャート内のタスクごとの依存関係を理解しておくことは、全てのチームの足並みを揃えたり、プロジェクトを効率よく進めていくために重要です。タスク間の依存関係の理解が容易になるよう、色別にするなど表示方法に工夫をする必要があります。
マイルストーンを決めておく
マイルストーンは、タスク完了のための重要な道標となる日付やチェックポイントのことです。マイルストーンを決めておくことで、優先すべき作業が明確になるだけでなく、目標を達成した成果を祝う機会にもなるでしょう。
計画変更に対応できるよう見直せる仕組みを用意しておく
プロジェクトを遂行する上で、計画変更の必要性が必ず生じます。進捗状況の変化など理由はさまざまですが、計画変更に柔軟に対応できるよう仕組みを用意しておくことが重要です。ガントチャートのツールを活用すれば、操作も簡単で計画変更にもスムーズに対応できるでしょう。
チームがすぐに確認できる方法で共有する
共有サーバーやクラウド上で管理するなど、チームの担当者がすぐに確認できる方法で共有しましょう。各人で管理をしてしまうと、修正した場合の連絡を担当者全員にメールで知らせる必要性が生じたり、修正箇所の差し替えを忘れたりと手間やミスが生じやすくなります。
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ガントチャート作成に役立つおすすめのツール
ガントチャートはExcelやGoogleスプレッドシートなどを活用するほかに、タスク管理ツールを使用して作成する方法があります。それぞれのツールに関して詳しく解説します。
Excel
Excelを普段から使用しており、使い慣れている方はガントチャート作成にExcelを選択肢に入れてもよいでしょう。手書きや図形描画で作業の期間や進捗を示す棒グラフを作成する方法や、数式を使用して自動で塗りつぶしを行う方法、関数を用いて記号でガントチャートを表す方法などExcelを使用したガントチャートの作成方法はさまざまです。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートを用いてガントチャートを作成することも可能です。無料で使用可能なことやアレンジの幅がメリットとして挙げられますが、一番のメリットは共有が簡単に行えるという点でしょう。クラウドサービスのため、リモートワークの際に役立ちます。基本的にはExcelと同様の作成方法ですが、ガントチャートを作成するためのテンプレートも用意されているため簡単に作成することができるでしょう。
タスク管理ツール
多くのタスク管理ツールでは、ガントチャートを作成する機能が搭載されています。ガントチャートを作成する機能以外でも、進捗やプロセス管理などプロジェクト管理の全般的なサポートが可能なため、導入の検討をしてみてもよいでしょう。費用は初期費用がかかるものや月額払いのものなど方法や金額に幅がありますが、無料でお試しできるツールもあります。
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まとめ
ガントチャートはプロジェクト管理において、作業内容を可視化し業務効率化を図ることのできる重要な役割を果たします。１から作成するには時間や手間がかかる場合もあるため、便利なタスク管理ツールを活用してみるのもおすすめです。
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