お問い合わせ案件管理とは？ツールやシステム導入のメリット・デメリットについて解説
企業内でICTやDXが進み、クラウドサービスなどを用いて、さまざまなデータを扱って仕事をする環境が整ってきています。取引先や営業進捗の状況などの情報を記録し管理する、案件管理もシステム化が進みました。
取引先のあらゆる情報を１つのシステムで一元管理する案件管理システムを活用し、業務効率を図る企業も増加してきています。
本記事では、案件管理とはどのようなものかおさらいしながら、ツールやシステムを導入して管理する方法も紹介します。
案件管理とは
案件管理とは、受注見込度や受注予定日、売上見込額などの営業進捗や顧客情報を、目標を達成するために管理することです。
適宜、顧客や案件情報を入力し共有することで、受発注のミスや進捗管理の不備などのリスクを減らすことが期待できます。案件の抜けや漏れを防止できるため、企業の生産性の向上も図れるでしょう。
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案件管理が必要な理由・背景
案件管理には取引先の取り扱い商材や営業担当者などの情報のほか、営業の行動履歴や商談内容、売上予測なども入力します。
担当者の記憶頼みにするには、覚える要素が多く、限界があることは明らかです。
受注確度を効率よく高める
案件管理を適切に行うことで、営業担当者が何をするべきかを的確に把握できるようになります。また、チームで情報共有していれば、先輩や上司からのアドバイスも加わるため、受注確度を効率良く高めることができます。
逆に、案件管理をせずに商談を進めると、担当者の個人の記憶を頼りに、独断で行動してしまいがちになるため、受注の確度が下がる可能性が出てきます。
営業の属人化回避
案件管理は、営業の属人化を回避するためにも必要です。営業担当者だけが案件の情報を持っている状態では、営業担当者の不在時に寄せられた問い合わせへの回答が遅れたり、営業担当者の転職や退職には売上が低下したりする恐れがあります。
一人で全ての案件を抱えたいと思う営業担当者がいたとしても、上長に昇進した時のことを考えれば、すんなり案件管理に協力するはずです。
営業業務の効率化
営業担当者が所属するチーム内で業務の情報を共有できていれば、チームのメンバーがお互いに協力しながら業務を進めることができるため、営業業務の効率化が図れます。
自分の業務だけでなく、チームを俯瞰して、チームに貢献しようとする動きも出てくるでしょう。より営業業務の効率化が進むはずです。
営業担当者の成功事例や失敗事例などをデータで残しておければ、営業品質の向上につながります。
案件分析による業務改善
案件管理ができれば、案件を分析した業務改善も可能です。受発注のミスなどは、個人でミスを抱えたままでは、本当の理由が明らかにならない可能性もあります。
複数件のミスをデータとして扱うことで、業界全体で同じような傾向が見られたり、同じようなタイミングでミスが生じたりしていることを発見できる可能性があります。
組織目標や意思決定の根拠となる
案件管理で取り扱う営業情報は、企業経営とつながっているため、情報を共有することは、経営的なメリットも多々あります。
当期の売上予測や目標達成状況などをリアルタイムで把握できれば、次の一手を早く出すことができるからです。
案件情報の共有による連携・トラブル防止
複数の部署や多部門が関わるプロジェクトなどでは、最新の案件情報を共有しておくことがとても大切です。
案件管理が過不足なく適切に行われていれば、スケジュール管理機能を使って、各人が自分の役割を確認しながらプロジェクトがスムーズに進行できるでしょう。
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案件管理で押さえておきたいポイント
具体的に案件管理をする上で押さえておきたいポイントを紹介します。
担当者
顧客や案件に対して、誰が担当であるかを明らかにしておきます。チーム体制を敷いていれば、メンバーが連絡を速やかに伝えるために必要な情報です。また、上長がいれば、誰がどれくらいの案件を抱えているかを把握できます。
進捗状況
案件が現在どのような段階にあるのか、進捗状況を入力します。
営業担当者によって進捗を示す言葉が異なっていると、他者は正確に状況を把握できません。事前にどのようなプロセスを経て成約するのか、流れと段階を定義しておきましょう。
受注確度
自社商品に対しての顧客の熱量を加味しながら、受注する確率を示しておきます。営業先全てに力を入れ続けるのは不可能です。選択と集中で、受注確度の高いところからメリハリを付けて営業することができます。
受注予定日
受注確度が高いと判断したら、受注の予定日を設定し報告します。予定日から逆算して営業スケジュールを立てれば、営業担当者も動きやすく、効率良く営業できるでしょう。
予想売上
案件から得られる予想の売上金額を入力します。受注確度のデータと組み合わせることで、チームの売上の予測を立てることも可能です。マネージャーや経営層が重宝する情報です。
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案件管理・システムの種類とメリットデメリット
案件管理情報を共有しようとするときには、実はいくつもの方法があります。システムの種類に加え、メリットやデメリットを紹介します。
Excel（エクセル）
言わずと知れたMicrosoft社の表計算ソフトのエクセルです。
メリット
PC内にソフトがインストールされていたり、クラウドサービスを契約していたりする場合は、無料で利用できることがメリットです。
案件管理用のフォーマットなどをダウンロードすれば、自社に合った形式に編集することが可能です。
デメリット
オンライン上で管理しない限り、アナログでの管理になるため、リアルタイムの更新ができません。Excelは多くの人が使えることがメリットではありますが、多くの人が使えることにより、記載方法がまちまちになるというデメリットも生じます。全社共有の記載ルールが必要となります。
Googleスプレッドシート
Google社が提供している、オンライン上の表計算ソフトがGoogleスプレッドシートです。
メリット
最大のメリットは、無料で利用でき、Excelと同じようにフォーマットなどを自由に編集できることがメリットです。最大のメリットは、リアルタイムに更新が可能なことです。
デメリット
多くの方がデータに触れることになるため、全社共有の記載ルールを設ける必要があります。
タスク管理ツール
オンライン上にはさまざまなタスク管理ツールがあります。進捗を管理するためのガントチャートなど、充実した機能を活用できます。
メリット
自分の好みや用途に合った管理ツールを選んで活用することができます。オンライン上でリアルタイムに情報が更新されているため、チームを組んでいる場合、メンバー間で最新の情報を共有可能です。
デメリット
タスク管理ツールのデメリットは、利用料がかかることがあることです。無料版は、使用人数の制限や案件数に上限が設けられている場合があります。
多くの人が触れるデータの場合は、全社共通の記載ルールを設ける必要があります。
CRM／SFA
顧客関係管理システム「CRM（Customer Relationship Management）」と営業支援システム「SFA（Sales Force Automation）」は、どちらも日々の営業活動を支援する専用ツールです。
メリット
効果が大きく業務効率アップも図れるCRMとSFAのツールやシステムは、関連性が高いため、両者をセットにしたツールも販売されています。需要の高さから種類が多く存在するため、自社に最適なものを選択することができます。
デメリット
無料から高額なものまでさまざまなツールやシステムが提供されているため、自社に合ったものを選ぶのが大変です。
自社に合わないものを選んでしまい、導入したものの現場で使っていないという企業も少なくありません。予算だけでなく、運用面も考慮してツールやシステムを選ぶようにしましょう。
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案件管理ツール・システム導入時のポイント
案件を管理するツールやシステムを導入するポイントを３点、紹介します。
自社の体制に合っているか
案件管理のツールやシステムを導入した後の最初の障壁は、営業担当者が保有する取引情報を入力することです。膨大な営業データを持っている場合は、移行作業に時間がかかり、すぐに運用ができません。
一度入力すれば終わりではなく、その後も情報を随時更新する必要があります。案件管理のツールやシステムを導入する場合には、価格や機能だけでなく、営業担当者が情報を入力しやすいかどうかで選ぶことが重要です。
使用しているツールとの連携
案件管理ツールやシステムを使用し始めるときには情報の入力が必要ですが、ほかのツールやシステムと連携させることで、情報の入力が不要となる場合があります。
さらに、複数のツールやシステムと組み合わせて使用すれば、案件管理から顧客に出す契約書や帳票類の管理など、あらゆる業務をワンストップで行えるようになります。
使いやすい画面設計であるか
ツールやシステムの画面設計が使いやすいかどうかも大事なポイントです。試用期間などで操作をするほか、ベンダーの営業担当者が操作をしているところを見学させてもらい、判断するのがおすすめです。
スマートフォンやタブレットなどに対応しているかどうかも重要です。対応していれば、営業先やリモートワーク中に更新することも可能です。
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まとめ
案件管理には自社に合ったツールやシステムを選択することが、非常に大切だということが分かりました。
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